Blessure en lichamelijke opvoeding

Kan een leerling om medische redenen niet actief deelnemen aan de les(sen) lichamelijke opvoeding? Dan moet één van de ouders of verzorgers een blessureformulier invullen.

• Voor blessures tot drie weken: het formulier is beschikbaar in het ouderaccount van de AC-app. De leerling moet omgekleed in de les aanwezig zijn bij de les en krijgt een alternatieve opdracht of rol.
• Voor blessures langer dan drie weken: het formulier is op te vragen bij de docent lichamelijke opvoeding. De teamleider handelt dit formulier verder af in overleg met de docent. Vervolgens worden er passende afspraken gemaakt met de leerling.

Somtoday

Somtoday is het digitale leerlingvolgsysteem van het Actief College.

Ouders en verzorgers kunnen via www.somtoday.nl inloggen en/of in de Google play store en App store de app 'Somtoday voor ouders een leerlingen' downloaden en installeren.

Zowel leerlingen als ouders en verzorgers kunnen ieder op hun eigen account inloggen en de meest actuele gegevens raadplegen.

Inloggegevens van de ouders en/of verzorgers worden per e-mail verstrekt.

De leerlingen kunnen in Somtoday inloggen met hun Microsoft account (leerlingnummer@acleerling.nl).
Nieuwe leerlingen worden tijdens het eerste contactmoment in het nieuwe schooljaar met de mentor en/of ICT'er op school geholpen met het inloggen in Somtoday.

Wanneer een ouder of verzorger de gebruikersnaam of het wachtwoord van Somtoday vergeten is, dan kan er via support@actiefcollege.nl een wachtwoord reset aangevraagd worden. Er volgt een mail met een tijdelijk wachtwoord. Na het inloggen met dit tijdelijk wachtwoord moet er gelijk een eigen wachtwoord aangemaakt worden.
Leerlingen moeten bij ICT op school een wachtwoord reset aanvragen.

Er kunnen in Somtoday gegevens worden geraadpleegd als cijfers, aanwezigheid, het lesrooster, het huiswerk en berichten. Ook kunnen ouders en verzorgers zelf de adresgegevens controleren, mutaties hierop kunnen meteen worden doorgeven aan administratie@actiefcollege.nl, zover deze niet zelf aan te passen zijn.

Klik hieronder op de link voor het kennisportaal van Somtoday:
Somtoday leerling en ouder – Somtoday 

Leerlingresultaten

De docenten zetten na een toets de resultaten in het digitale leerlingvolgsysteem, zodat op elk gewenst moment een overzicht van alle cijfers per leerling en per klas voor de ouders en verzorgers beschikbaar is.

Daarnaast kunnen er in het leerlingvolgsysteem gegevens worden geraadpleegd als aanwezigheid, het lesrooster, docentennotities, het huiswerk en de planning van toetsen.

Tussenuren

Wij streven naar een lesrooster waarin leerlingen in de onderbouw géén tussenuren hebben. Helaas komt het voor dat een les geen doorgang kan vinden. In dat geval doen we er alles aan om de les op te vangen met een begeleid studie-uur. In een uiterst geval verplaatsen we andere lessen om het rooster zo sluitend mogelijk te krijgen. Ontstaan er desondanks toch tussenuren, dan kunnen leerlingen zelfstandig werken of zich ontspannen in de kantine of buiten op het plein.

Voor leerlingen in de bovenbouw streven wij naar een lesrooster met maximaal twee tussenuren per lesdag en maximaal vijf tussenuren per lesweek.

Voortgang (evaluaties en rapport)

De voortgang wordt tweemaal per jaar uitvoerig besproken en geëvalueerd in een gezamenlijk gesprek met de leerling, ouder(s) of verzorger(s) en de mentor.
De leerlingen ontvangen voor de kerstvakantie en aan het eind van het schooljaar een rapport. 

Als de resultaten niet passen bij de verwachting, wordt er zo snel mogelijk in een gesprek met de leerling uitgezocht wat de oorzaak kan zijn. De mentor neemt in zulke gevallen contact op met de ouder(s) of verzorger(s).

Uiteraard kan er desgewenst ook tussentijds contact opgenomen worden met de school. Afspraken met medewerkers kunnen via een bericht in de AC app, een e-mail naar de betreffende medewerker (klik op het envelopje bij betreffend personeelslid) of via de administratie van onze school.

Voorlichtingsavonden

De eerste voorlichtingsavond voor de ouders en verzorgers van het eerste leerjaar is al voor de zomervakantie. We ontvangen de ouders en verzorgers dan graag om met de school en de mentoren kennis te laten maken. Zo gaan ze met een gerust hart de vakantie tegemoet!

Later in het schooljaar volgen nog meer bijeenkomsten voor de andere leerjaren waarop we de leerlingen, ouders en verzorgers willen informeren over de mogelijkheden die het Actief College biedt.

Persoonsgegevens en privacy

Op onze school wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen, ouders en verzorgers.

Wij verwerken persoonsgegevens om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens die nodig zijn voor het leren en  begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is.
Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een jongere aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om de leerling in staat te stellen een diploma te  halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen  naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs), Bureau Leerplicht, onderwijsinspectie en de accountant.

Wij verwerken diverse soorten gegevens, zoals contactgegevens en de geboorteplaats van onze leerlingen. De meeste gegevens zijn ons door de ouder(s) of verzorger(s) verstrekt. Daarnaast registreren medewerkers van onze school gegevens over onze leerlingen, zoals cijfers en vorderingen. Ook kunnen er bijzondere persoonsgegevens worden geregistreerd.
Dat gebeurt om de leerling de juiste begeleiding te kunnen geven. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de relevante wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De leerlinggegevens en vorderingen van de leerling worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Somtoday. Dit programma is beveiligd.
Toegang tot de leerlinggegevens is beperkt tot medewerkers van onze school, ouder(s) of verzorger(s) van desbetreffende leerling.

Het Actief College voldoet aan de relevante wetgeving inzake het communiceren van gegevens naar het vervolgonderwijs bij de overgang van leerlingen (school, zorgteam en privacy). 

Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, dan vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouder(s) of verzorger(s), tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen informatie nodig heeft.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht. De school moet een passende onderwijsplek aanbieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze school gaat hier zorgvuldig mee om.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten. Adresgegevens van oud-leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.

Ouders of verzorgers die het ouderlijk gezag uitoefenen hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn  opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen over het uitoefenen van rechten als ouder of verzorger, kan contact opgenomen worden met de mentor of met de schooldirectie. 

Ouders en verzorgers mogen het leerlingdossier niet meenemen buiten de school.

Beeldmateriaal

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld onze website of in de nieuwsbrief, vragen wij eenmalig toestemming. De toestemming verloopt via Somtoday. De ouder(s) of verzorger(s) mag/mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven (door in Somtoday 'Nee' aan te vinken) of om een eerder gegeven instemming in te trekken. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
Als er toestemming is gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de mentor, of bij de directie.

Toestemming geven via de app van Somtoday
De categorieën kunnen aangevinkt of gewijzigd worden via de app van Somtoday. De ouder of verzorger moet inloggen via het ouderaccount op de app en aanvinken waar toestemming voor wordt gegeven. 
16+ Leerlingen verzoeken wij om die toestemming zelf te geven.
Handleiding toestemming geven voor portretrecht.

We begrijpen dat ouders, verzorgers en leerlingen graag foto’s maken tijdens bijzondere gebeurtenissen op school. We gaan ervan uit dat daarbij rekening gehouden wordt met het feit dat niet iedereen het op prijs stelt dat foto’s publiekelijk worden gedeeld. Wij verzoeken leerlingen, ouders en verzorgers terughoudend te zijn met het maken van foto’s en video’s en het plaatsen ervan op internet.

Een paar tips:

• Maak foto’s en video’s alleen voor eigen gebruik.
• Zet geen foto’s en video’s op publiekelijk toegankelijke websites of sociale media.
• Maak overzichtsfoto’s, waar individuele jongeren niet of nauwelijks op te herkennen zijn.
• Maak een close-up waarop alleen het eigen kind te zien is.
• Maak geen foto's van andere jongeren zonder dat het eigen kind op de foto staat.

Digitale leermiddelen

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.

Leerlinggegevens

De leerlingengegevens worden opgeslagen in ons digitale leerlingvolgsysteem. De vorderingen van de leerlingen worden daar ook in vastgelegd. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school.

Alle persoonsgegevens worden op school geregistreerd in het leerlingendossier. Hierin wordt de informatie bewaard voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling. De gegevens van leerlingen worden voor derden ontoegankelijk bewaard.

Wij voldoen ook aan de relevante wetgeving inzake het communiceren van gegevens naar vervolgonderwijs bij de overgang van leerlingen (school, zorgteam en privacy).
Als er leerlingengegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouder(s) of verzorger(s), tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht: de plicht een passende onderwijsplek te bieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze scholen gaan hier zorgvuldig mee om.

Het leerlingendossier bestaat uit twee componenten, de leerlingenadministratie en het leerlingendossier:

• Leerlingenadministratie
  Het Actief College voert een leerlingenadministratie waarin de inschrijving, uitschrijving en het verzuim van leerlingen op een overzichtelijke wijze worden geregistreerd. Deze verplichting volgt uit de regelgeving inzake bekostiging van het voortgezet onderwijs, waarin is bepaald dat scholen een deugdelijke administratie moeten bijhouden ten behoeve van de bekostiging. De leerlingenadministratie bevat persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wettelijke taken van de school. Deze gegevens vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en worden door de school rechtmatig, zorgvuldig en beveiligd verwerkt. Verstrekking van gegevens aan derden vindt uitsluitend plaats indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of -wanneer vereis- met toestemming van de ouder(s) of verzorger(s) of de leerling. Voor bepaalde categorieën gegevens, zoals gegevens over verzuim en in- en uitschrijving, geldt een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar nadat de leerling is uitgeschreven. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden de betreffende gegevens vernietigd, tenzij een andere wet (zoals de Archiefwet) tot een andere wijze van bewaren verplicht.

• Leerlingendossier
  Het leerlingendossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over een leerling zijn gemaakt. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. De AVG bepaalt dat er meer gegevens dan enkel de persoonsgegevens mogen worden bewaard. Deze gegevens worden op deugdelijke wijze bewaard.
  Ook gegevens uit deze administratie worden slechts na toestemming van de ouders aan derden verstrekt. Het leerlingendossier mag de volgende gegevens bevatten:
  • gegevens over in- en uitschrijving;
  • gegevens over afwezigheid;
  • adresgegevens;
  • gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
  • het onderwijskundig rapport;
  • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
  • verslagen van gesprekken met de ouder(s) of verzorger(s);
  • de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek. De school mag de meeste gegevens nog twee jaar bewaren nadat het kind van school is gegaan. De school moet langer bewaren:
    • gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving (vijf jaar nadat de school uw kind heeft uitgeschreven);
    • gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (drie jaar na vertrek van de leerling).

• Adresgegevens van oud-leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.

Ouders en verzorgers met het ouderlijk gezag hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de mentor of met de directie.
Ouders en verzorgers mogen het leerlingendossier niet meenemen buiten de school.

De raden

De Ouderraad (OR)

Na enkele jaren afwezigheid keert de ouderraad weer terug! De ouderraad initieert en assisteert bij allerhande activiteiten die betrekking hebben op de leefbaarheid en de sfeer op school. Met name is zij actief bij voorlichtingsavonden voor ouders en verzorgers, de jaarlijkse Open Dag en de diploma-uitreiking. De ouderraad dient ook als klankbord van de schoolleiding en gaat tweemaal per jaar met de directie in gesprek over het reilen en zeilen in de school.

Het e-mailadres van onze Ouderraad: ouderraad@actiefcollege.nl

Leerlingraad (LR)

De leerlingraad bestaat uit een vertegenwoordiging van leerlingen uit alle leerjaren en wordt begeleid door twee docenten. De leerlingraad helpt actief mee met het organiseren van schoolfeesten en activiteiten binnen en buiten de school.

Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR)

Binnen onze stichting praten ouders, medewerkers en leerlingen mee over het gevoerde en te voeren beleid. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad is het inspraakorgaan op bestuursniveau. Er is zowel een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad voor het primair onderwijs als voor het voortgezet onderwijs. De GMR'en bevorderen naar vermogen openheid, openbaarheid en onderling overleg binnen de stichting en zijn bevoegd over alle aangelegenheden die de stichting betreffen voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken aan het bestuur.
De GMR in het voortgezet onderwijs bestaat uit medewerkers, ouders en leerlingen. Afhankelijk van het onderwerp heeft de GMR adviesrecht of instemmingsrecht met het voorgenomen beleid.
Waar de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad het inspraakorgaan is op het niveau van de stichting, daar is de medezeggenschapsraad (MR) dat op schoolniveau.

Buurtraad

Onze school maakt onderdeel uit van de wijk en hecht veel waarde aan een goede samenwerking met de omgeving. Onze leerlingen komen dagelijks in contact met bewoners, winkels, de kerk, de kinderopvang/basisscholen en andere voorzieningen. Dat gaat vaak goed, maar soms ontstaan er irritaties of zorgen. Daarom is er een buurtraad opgericht.

De buurtraad is een platform waarin buurtbewoners en school met elkaar in gesprek zijn om de leefbaarheid in de wijk te versterken, wederzijds begrip te vergroten en samen oplossingen te vinden voor vraagstukken die school en buurt raken.

De buurtraad komt meerdere keren per schooljaar bijeen. De uitkomsten van deze overleggen worden waar relevant gedeeld met leerlingen, ouders, verzorgers en medewerkers. Op deze manier blijft de school verbonden met de wijk en kunnen we samen werken aan een positieve omgeving voor iedereen.

Klacht

Klachtenregeling

Op school kunnen problemen ontstaan tussen ouders, verzorgers of leerlingen en (medewerkers van) de school. Vaak worden zulke problemen in onderling overleg bijgelegd. Soms is een meningsverschil van dien aard, dat iemand hierover een klacht wil indienen. Die mogelijkheid is er. Door ons bestuur is er een klachtenregeling vastgesteld. Iemand die wil klagen kan dat het beste eerst kenbaar maken bij de directie of de betrokken docent. Mogelijk kan de klacht dan verholpen worden.

Onze school heeft een schoolcontactpersoon aangewezen, die de ouder, verzorger of leerling desgewenst adviseert waar en hoe een probleem of klacht bespreekbaar gemaakt kan worden. De schoolcontactpersoon gaat niet in op de inhoud van de klacht en is in principe verplicht tot geheimhouding van zaken die hij als schoolcontactpersoon verneemt. 

Mocht bespreking op schoolniveau niet tot een oplossing leiden, dan kan men zich schriftelijk richten tot het college van bestuur van Stichting De Hoeksche School:

• Een klacht kan pas – schriftelijk - bij het college van bestuur worden ingediend nadat de klager in redelijkheid heeft geprobeerd de klacht met de betrokkene of diens leidinggevende op te lossen.
• Het adres van het college van bestuur Stichting De Hoeksche School is: 
  Biezenvijver 5
  3297 GK Puttershoek
  bestuur@dehoekscheschool.nl

Stichting De Hoeksche School is voor de behandeling van klachten tevens aangesloten bij een onafhankelijke klachtencommissie: de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC). Zowel ouders, verzorgers en leerlingen als personeelsleden kunnen een klacht voorleggen aan de LKC.
De LKC neemt klachten in behandeling zo lang die betrekking hebben op Onderwijsgeschillen.

Externe vertrouwenspersonen

Het bestuur heeft twee externe vertrouwenspersonen aangesteld. Zij zijn in dienst van Stichting Kwadraad (maatschappelijk werk) en onafhankelijk. De vertrouwenspersonen van Kwadraad zullen ouders, verzorgers en medewerkers niet alleen adviseren (zoals de schoolcontactpersonen doen), maar desgewenst ook ondersteunen bij de behandeling van hun probleem of klacht.

Onze vertrouwenspersonen zijn: Martine van der Heiden en Adrie Verbaan.

Als u een afspraak wilt maken met één van de vertrouwenspersonen dan kunt u bellen naar Kwadraad: 088-9004000, en vraagt u dan naar de vertrouwenspersoon in de Hoeksche Waard.
Ook kunt u een e-mail sturen naar vertrouwenspersoonhw@kwadraad.nl.

De taken van de vertrouwenspersonen bestaan onder andere uit:

• Het verzorgen van eerste opvang, ondersteuning en begeleiding van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben.
• Het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
• De werknemer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures.
• Het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming.
• Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator.

Meldcode

Als de school het vermoeden heeft dat een leerling mogelijk slachtoffer is van huiselijk geweld en/of kindermishandeling dan wordt gehandeld volgens onze Meldcode, zie het veiligheidsbeleid. van De Hoeksche School De meldcode is een stappenplan waarin staat hoe hulpverleners kindermishandeling signaleren en melden. Er is een afwegingskader in opgenomen waardoor de beslissing om al dan niet te melden bij Veilig Thuis ondersteund wordt en bovendien wordt de eigen hulpverlening erin betrokken. Handelen volgens een meldcode is landelijk wettelijk verplicht gesteld voor scholen. Op het bestuurskantoor zijn twee aandachtsfunctionarissen aangesteld die scholen hierbij kunnen ondersteunen.

Onderwijsinspectie

De onderwijsinspectie is een overheidsinstantie die controleert of de kwaliteit van het onderwijs goed is. De Inspectie van het Onderwijs bezoekt scholen, voert er een kwaliteitsonderzoek uit en evalueert de uitkomst met de schoolleiding.

Het toezicht op de kwaliteit van het onderwijs ligt in handen van de Inspectie van het Onderwijs. De onderwijsinspectie behandelt geen individuele klachten over een school, bestuur of leraar. Daarvoor moet u bij de school of het bestuur zelf zijn (zie ‘klachtenregeling’).

Adres Inspectieteam regio Zuid

Inspectiekantoor Tilburg
Spoorlaan 420
5038 CG  Tilburg
Postbus 2730
3500 GS Utrecht
Loket Onderwijsinspectie: 088 – 669 60 60
Website Onderwijsinspectie

Vertrouwensinspecteurs

Binnen de Onderwijsinspectie zijn ook speciale vertrouwensinspecteurs werkzaam. Een vertrouwensinspecteur kan geraadpleegd worden indien zich (ernstige) problemen voordoen rondom onder meer seksueel misbruik, geweld en veiligheid. De vertrouwensinspecteur zoekt niet uit wat er gebeurd is (waarheidsvinding). Hij kan niet zelf zorgen voor een oplossing, maar wel helpen om een oplossing te bereiken. Bovendien doet de vertrouwensinspecteur niet zelf aangifte, maar zal wel aangeven wanneer aangifte mogelijk of zelfs verplicht is.

De vertrouwensinspecteurs zijn alle werkdagen tijdens kantooruren (08.00-17.00 uur) bereikbaar op 0900 – 111 31 11.

Wet- en regelgeving in het onderwijs

Voor meer informatie over wet- en regelgeving in het onderwijs:
Informatie Rijksoverheid, tel. 1400.