Communicatie

Adresgegevens

Actief College
Koninginneweg 126
3262 JD  Oud-Beijerland
0186 – 61 21 30

Vanaf 2021

Polderlaan 5
3261 ZA  Oud-Beijerland
administratie@actiefcollege.nl
Website Actief College

College van Bestuur

L.J. van Heeren, voorzitter college van bestuur
Bestuurskantoor
Stichting De Hoeksche School voor openbaar primair en voortgezet onderwijs
Biezenvijver 5
3297 GK  Puttershoek
078 – 629 59 99
info@dehoekscheschool.nl
Website De Hoeksche School

Raad van Toezicht

Gegevens over de Raad van Toezicht vindt u op de website van Stichting De Hoeksche School voor openbaar primair en voortgezet onderwijs (kiezen voor openbaar voortgezet onderwijs).

Ziek – afwezig – te laat

Als een leerling door ziekte afwezig is, verwachten we een telefoontje van de ouder(s) of verzorger(s) voor 08.30 uur. Een leerling die op school ziek wordt, moet zich melden bij de administratie. Zodra deze leerling thuis is, dient één van de ouders/verzorgers dit telefonisch door te geven aan school. Wanneer de leerling weer op school komt, levert hij of zij het ziekteherstelbriefje, zoals dat hieronder is te downloaden, bij de administratie in.

De absenties worden aan het eind van de dag in Magister verwerkt.

Indien een leerling om medische redenen niet deel kan nemen aan de les(sen) lichamelijke opvoeding in verband met een blessure o.i.d., moet door één van de ouders/verzorgers een vrijstellingsformulier ingevuld worden.

Dit formulier dient, volledig ingevuld, door de leerling afgegeven te worden op de administratie. De teamleider zal de aanvraag verder afhandelen.

Magister

Magister is het digitale leerlingvolgsysteem van het Actief College. U vindt daar op:


Roosterwijzigingen

Door omstandigheden kan het zijn dat het rooster moet worden aangepast. Alle roosterwijzigingen staan vermeld op Magister.

Wijzigingen in het dagrooster staan op informatieschermen en op Magister.

Voor leerlingen in de onderbouw proberen wij tussenuren te voorkomen. Indien nodig wordt personeel ingezet om bij tussenuren op verantwoorde wijze vervangende lessen aan te bieden.

Voor alle leerjaren
In de tussenuren kunnen leerlingen zelfstandig werken, zich ontspannen in de kantine of buiten op het plein. Leerlingen mogen het schoolterrein niet verlaten.

Leerlingresultaten

De docenten zetten na een toets de resultaten in het digitale leerlingvolgsysteem Magister, zodat op elk gewenst moment een overzicht van alle cijfers per leerling en per klas voor de ouder(s) en verzorger(s) beschikbaar is.

Daarnaast kunnen er in Magister gegevens worden geraadpleegd als aanwezigheidsadministratie, het lesrooster, docentennotities, het huiswerk en de planning van toetsen.

Op internet kunt u via onze website inloggen in het programma Magister. Zowel leerlingen als ouder(s) en verzorger(s) kunnen op deze manier actuele gegevens raadplegen. Inloggegevens worden per brief verstrekt aan de ouder(s) en verzorger(s). De leerlingen krijgen die gegevens van hun mentor. Ook kunt u zelf uw adresgegevens controleren, mutaties hierop kunt u doorgeven via een e-mail aan de administratie van het AC. Mocht u vragen hebben over de technische werking van Magister dan kunt u deze via een e-mail aan onze Magisterafdeling stellen.

Verzuim

De absenties (ziekte, verwijdering uit de les, te laat, tandarts, etc.) zijn aan het eind van de dag in Magister verwerkt. 

Contact met ouders en verzorgers

Het Actief College streeft ernaar een goede relatie met ouder(s) en verzorger(s) te onderhouden. Wij vinden dat daarmee een optimale begeleiding van de kinderen tot stand kan komen.

Alle schriftelijke informatie, zoals brieven, worden via de Actief College app of e-mail verstuurd. Het is belangrijk dat het e-mailadres correct in Magister vermeld staat. U kunt dit zelf controleren en aanpassen.

Voortgang

De rapporten en voortgang worden tweemaal per jaar (het eerste en tweede rapport) uitvoerig besproken en geëvalueerd in een gezamenlijk gesprek met de leerling, ouder(s) of verzorger(s) en de mentor.

Drie keer per schooljaar ontvangen de leerlingen een rapport.

Als de resultaten achterblijven bij de verwachting, wordt er zo snel mogelijk in een gesprek met de leerling uitgezocht wat de oorzaak van de tegenvallende prestaties kan zijn. De mentor neemt in zulke gevallen contact op met de ouder(s) of verzorger(s).

Uiteraard kunt u desgewenst ook tussentijds contact hebben met de school. Afspraken met medewerkers kunt u telefonisch via school maken of door een e-mail te sturen naar de betreffende medewerker of via de administratie van onze school.

Voorlichtingsavonden

De eerste voorlichtingsavond voor de ouder(s) en verzorger(s) van het eerste leerjaar is aan het begin van het schooljaar. We ontvangen de ouder(s) en verzorger(s) dan graag om met de school en de mentoren kennis te maken.

Later in het schooljaar volgen nog meer avondbijeenkomsten voor de andere leerjaren waarop we de leerlingen, ouder(s) en verzorger(s) willen informeren over de mogelijkheden die het Actief College biedt. In elk leerjaar zijn er voor de leerlingen, ouder(s) en verzorger(s) belangrijke keuzemomenten.

Persoonsgegevens en privacy

Op alle scholen van de Stichting De Hoeksche School wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van Stichting De Hoeksche School. Dit reglement is met instemming van de MR vastgesteld. Het reglement is na te lezen op de website van de stichting.

De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement staat wat voor onze scholen de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling.
Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de relevante wetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Foto en video

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij eenmalig uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de mentor, of bij de directie.

We begrijpen dat u en of uw zoon/dochter graag foto’s maakt tijdens bijzondere gebeurtenissen op school. We gaan ervan uit dat daarbij rekening gehouden wordt met het feit dat niet alle leerlingen en ouders het op prijs stellen dat foto’s publiekelijk worden gedeeld. Wij gaan ervan uit dat leerlingen en ouders terughoudend zijn met het maken van foto’s en video’s en het plaatsen ervan op internet.
Een paar tips:

  • Maak foto’s en video’s alleen voor eigen gebruik.
  • Zet geen foto’s en video’s op publiekelijk toegankelijke websites of sociale media.
  • Maak overzichtsfoto’s, waar individuele jongeren niet of nauwelijks te herkennen zijn.
  • Maak een close-up alleen van uw eigen kind.
  • Maak geen foto’s van jongeren waar uw eigen kind niet op staat.

Leerlinggegevens

De leerlingengegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Magister. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingenvolgsysteem. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school.

Alle persoonsgegevens worden op school geregistreerd in het leerlingendossier. Hierin wordt de informatie bewaard voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling. De gegevens van leerlingen worden voor derden ontoegankelijk bewaard.

Wij voldoen ook aan de relevante wetgeving inzake het communiceren van gegevens naar vervolgonderwijs bij de overgang van leerlingen (school, zorgteam en privacy).
Als er leerlingengegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daarvoor vooraf de toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen informatie nodig heeft.
In het kader van passend onderwijs hebben scholen zorgplicht: de plicht een passende onderwijsplek te bieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit heeft ook consequenties voor het verstrekken van persoonsgegevens van leerlingen. Onze scholen gaan hier zorgvuldig mee om.

Het leerlingendossier bestaat uit twee componenten, de leerlingenadministratie en het leerlingendossier:

  • Leerlingenadministratie
    Met de leerlingenadministratie wordt voldaan aan de verplichtingen van artikel 3 van het bekostigingsbesluit Wvo (Wet op het voortgezet onderwijs) tot het voeren van een overzichtelijke administratie van de inschrijving, de uitschrijving en het verzuim van de leerling. De administratie bevat persoonsgegevens, die vallen onder de AVG. In de leerlingenadministratie komt een aantal van deze gegevens voor. Deze gegevens worden slechts met toestemming van de ouder(s) verstrekt aan derden.
De bewaartermijn van deze gegevens is vastgelegd in het bekostigingsbesluit Wvo en is vastgesteld op vijf jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven. Na deze termijn worden de gegevens vernietigd.
  • Leerlingendossier
    Het leerlingendossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over een leerling zijn gemaakt. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. De AVG bepaalt dat er meer gegevens dan enkel de persoonsgegevens mogen worden bewaard. Deze gegevens worden op deugdelijke wijze bewaard.
    Ook gegevens uit deze administratie worden slechts na toestemming van de ouders aan derden verstrekt. Het leerlingendossier mag de volgende gegevens bevatten:
    – gegevens over in- en uitschrijving;
    – gegevens over afwezigheid;
    – adresgegevens;
    – gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
    – het onderwijskundig rapport;
    – gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
    – gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
    – verslagen van gesprekken met de ouders;
    – de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek. De school mag de meeste gegevens nog twee jaar bewaren nadat het kind van school is gegaan. De school moet langer bewaren:
    – gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving (vijf jaar nadat de school uw kind heeft uitgeschreven);
    – gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (drie jaar na vertrek van de leerling).
  • Adresgegevens van oud-leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.

Ouders met het ouderlijk gezag hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de mentor, of met de directie.
Ouders mogen het leerlingendossier niet meenemen buiten de school.

Digitale leermiddelen

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlingengegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.

Oudercommunicatie app

Het Actief College gebruikt de mobiele Actief College app als centraal kanaal voor de communicatie met ouders en verzorgers. Dit is een mobiele app (iOS/Android) waarop ouders kunnen inloggen met het e-mailadres zoals bekend in Magister.

In de app is al het nieuws van de school bij te houden, kunt u appen met de school en de mentor en komen uiteraard via notificaties updates voor de klas, het jaar of het niveau van uw kind binnen. Ook gebruiken we de Actief College app voor het uitsturen van ‘taken’, zoals formulieren die u in de app kan invullen en een afspraakplanner voor een ouderavond. N.B. Ouders/verzorgers zonder smartphone krijgen alle berichten en taken alsnog binnen via mail.

Met de Actief College app versterken we het contact tussen school, mentor en ouder door simpeler en effectiever te communiceren. Voor meer informatie over de Actief College app, zie ook de website van Infowijs.

De app is hieronder te downloaden.

In de uitnodigingsmail staat een link met verdere instructies hoe de app moet worden geactiveerd. 

De Raden

De Ouderraad (OR)

De Ouderraad initieert en assisteert bij allerhande activiteiten die betrekking hebben op de leefbaarheid en de sfeer op school. Met name is zij actief bij voorlichtingsavonden voor ouders, het jaarlijkse Open Huis en de diploma-uitreiking. Uit de ouderbijdrage financiert de ouderraad diverse activiteiten. Om dit allemaal mogelijk te maken wordt aan de ouder(s) en verzorger(s) een bijdrage van € 5,- gevraagd. De OR vergadert doorgaans zesmaal per jaar.

Het e-mailadres van de Ouderraad: ouderraad@actiefcollege.nl

Leerlingenraad (LR)

De leerlingenraad bestaat uit een vertegenwoordiging van leerlingen uit alle leerjaren en worden begeleid vanuit school. De leerlingenraad helpt actief mee met het organiseren van schoolfeesten en activiteiten. Daarnaast helpen zij meedenken met zaken die voor leerlingen belangrijk zijn. Bijvoorbeeld de inrichting van het schoolplein, de voorzieningen van de kantine en de roosters.

Medezeggenschapsraad (MR)

In de MR zijn leerlingen, ouder(s), verzorger(s), docenten en onderwijsondersteunend personeel vertegenwoordigd. Alle belangrijke zaken die met de organisatie van het onderwijs op het Actief College én met de organisatie van het Actief College te maken hebben, worden door de directie aan de MR voorgelegd.

Het e-mailadres van de Medezeggenschapsraad: mr@actiefcollege.nl

Klacht

Klachtenregeling en meldcode

Met vragen, opmerkingen of klachten richt u zich bij voorkeur tot de direct betrokkene of de schoolleiding. Mocht dit niet tot een oplossing leiden, dan kunt u zich richten tot het schoolbestuur of de Landelijke Klachtencommissie.

Het Actief College heeft een interne vertrouwenspersoon aangewezen, die u of uw kind desgewenst adviseert waar en hoe u een probleem of klacht bespreekbaar kunt maken.

Het bestuur heeft twee vertrouwenspersonen aangesteld. Zij zijn in dienst van Stichting Kwadraad (maatschappelijk werk) en onafhankelijk. De vertrouwenspersonen van Kwadraad zullen ouders en medewerkers niet alleen adviseren (zoals de schoolcontactpersoon), maar desgewenst ook ondersteunen bij de behandeling van hun probleem of klacht.

Het is ook mogelijk een klacht direct in te dienen bij het College van Bestuur of bij de Landelijke klachtencommissie van Stichting Onderwijsgeschillen.

Indien blijkt dat er geen of onvoldoende pogingen zijn gedaan om de klacht op het niveau van de school of het bestuur aan de orde te stellen of te behandelen, kan de de Landelijke Klachtencommissie de klacht toezenden aan het bestuur met het verzoek op het niveau van de school of het bestuur alsnog tot een oplossing te komen.

Voor meer meer informatie zie onderstaande linken en de Bestuursgids (te vinden onder het tabblad 'Documenten').

Onderwijsinspectie

De onderwijsinspectie is een overheidsinstantie die controleert of de kwaliteit van het onderwijs goed is. De inspectie van het onderwijs bezoekt scholen, voert er een kwaliteitsonderzoek uit en evalueert de uitkomst met de schoolleiding.

Adres Inspectieteam regio Zuid
Inspectiekantoor Breda
Postbus 7447
4800 GK  Breda
info@owinsp.nl
Website onderwijsinspectie

Vragen over onderwijs: tel. 088 - 8051